Det finns idag ett enormt behov av att bygga ny kompetens hos människor ute i arbetslivet och det har väl inte undgått någon att organisationer nu slåss om talanger på arbetsmarknaden genom att erbjuda utveckling och utbildning i arbetet.
Vi pratar om lärande organisation, hur vi ska få lärandet att ske via jobbet och ökad kunskapsdelning. Det är otroligt viktigt att få detta att hända men för att tillgodose det här ökade behovet av kunskap produceras det också massor av bra och relevant utbildning. Kurskatalogerna fylls på i en rasande fart med kursinnehåll i alla dess olika format. Avdelningen för Learning & Development, L&D som vanligtvis ansvarar för utbildningen i en organisation har en utmanande uppgift i att hänga med. Och man vill ha bra kvalitet på det som skapas. Ofta läggs mycket tid på att analysera, designa och utveckla relevant innehåll som ska passa målgruppen. I den bästa av världar används Design Thinking metoden för att få fram riktigt bra och värdefullt kursinnehåll. Allt publiceras i en lärplattform och försök görs att strukturera så att målgruppen hittar allt bra som tas fram.
Men i de organisationer där de varit duktiga på att utveckla kursinnehåll svämmar kurskatalogerna nu över. L&D slår knut på sig själva för att få tiden till att räcka till att både vara en partner till verksamheten, driva lärandet, stötta i nyutveckling, uppdatera och förvalta och allt annat som hör en utbildningsfunktion till. Så hur ska du göra?
Varför en Learning Content Strategy?
Efter att ha varit djupt involverad i dessa frågeställningar i många år är min erfarenhet att alla utbildningsavdelningar till slut kommer till punkten då man måste ta fram en strategi för sin utbildningsportfölj. Strategin bör då täcka in olika aspekter, allt från hur du säkrar den strategiska kopplingen till affärsmålen, hur du planerar framtagandet, leveransen till hur du arbetar med förvaltning och underhåll. Vi kan kalla det en Learning Content Strategy.
Vilka aspekter finns det då att ta hänsyn till och vad har vi för olika parametrar att skruva på?
Alla organisationer är unika och många av ställningstaganden kommer se olika ut beroende på vem du frågar. Men det finns enligt oss på Learntech några gemensamma nämnare. Hur du ska agera är en balansgång mellan hur strategiskt viktigt det är, hur ofta eller sällan utbildningen sker och graden av företagsanpassning. Låt oss titta närmre på dessa olika parametrar i fyrfältsmodellen nedan.
Lägre grad av företagsanpassning
Den första parametern att beakta är graden av företagsanpassning i ditt kursinnehåll. Idag utbildar organisationer i ett stort antal ämnen som är generiska för många, både inom och utanför den egna branschen. Vi ser organisationer som tar fram exklusiva utbildningar i hyfsat generiska ämnen såsom GDPR, Hållbarhet, Coaching etc. med argumentet att det ”inte är exakt samma på vår arbetsplats”. Och så är det förstås. Inget företag är ju det andra likt. Men på vissa punkter är det ändå ganska likt.
Det finns idag ett stort antal leverantörer på marknaden som har färdigt kursinnehåll. De säljer både enstaka kurser och kursbibliotek på allt från just det nämnda ovan till programmering, ekonomi, projektledning, hälsa etc. Om det är enstaka kurser kan du ofta köpa till en företagsanpassning om så skulle önskas. Eller så kan du komplettera med en egenutvecklad tilläggsmodul där det unika förklaras.
När du köper in färdiga kurser eller kursbibliotek köper du också in förvaltning och underhåll. Leverantören tar ansvar för att hålla kursinnehållet relevant och uppdaterat. Du köper dig besvärsfrihet. Du kan räkna på det och tiden du sparar går att sätta ett pris på.
Om ditt innehåll är av generisk karaktär eller har en låg grad av företagsanpassning, överväg att köpa in färdiga utbildningar eller hela kursbibliotek. Om du köper in kursbibliotek med ett stort antal utbildningar (tex Linkedin Learning, Plural site, Coursera, Skillsoft) behöver du hjälpa användaren att hitta relevant utbildning, annars blir det lätt oanvänt och ”finns i sjön”. L&D:s roll blir att stötta i kurering, dvs att sortera och välja ut innehåll snarare än att själva producera.
Högre grad av företagsanpassning och en stor mängd utbildning
Men det finns naturligtvis ett stort utbildningsbehov även inom områden där det krävs en hög grad av företagsanpassning. Det kan handla om era unika produkter, speciella verktyg eller vad som krävs i olika roller. Den här typen av utbildning är ofta lite utmanande eftersom innehållet ändrar sig kontinuerligt och det behöver gå snabbt att få ut materialet till berörda målgrupper. Det kan vara helt avgörande för personer som arbetar i dessa roller att få tillgång till snabb och relevant information för att kunna utföra sitt arbete på ett korrekt sätt. I den bemärkelsen blir innehållet affärskritiskt även om det inte brukar kategoriseras som så. Det handlar ofta om mycket utbildning som ska ut till många snabbt.
Vår erfarenhet är att de som lyckas bäst i den här kategorin är de som delegerar ansvaret ut i verksamheten och använder sig av sina ämnesexperter. När det gäller företagsspecifika tillämpningar så finns det alltid någon i verksamheten som kan detta på sina fem fingrar, en så kallad ämnesexpert. Det kan vara en produktägare, en rollansvarig, en metodikansvarig etc.
För den här typen av utbildning är det värdefullt att lära ämnesexperterna att skapa sina egna utbildningar och bygga in lärandet som en del i ansvarsområdet för rollen. Skapa mallar och strukturer som gör det enkelt för dem att utveckla pedagogiskt kursinnehåll och det kan också vara på sin plats med en crash-course i pedagogik. Köp in något enkelt författarverktyg, verktyg för enkel distribution av video eller andra kunskapsdelningsverktyg och delegera ansvaret.
Tänk även på att sätta upp rutiner för att säkerställande av förvaltning och underhåll av det som utvecklas. I det här fallet blir L&D:s roll att stötta och utveckla ämnesexperterna och hjälpa till att nå en enhetlig nivå i produktionerna.
Enstaka ämnen som används sällan
Sedan har vi det som är företagsspecifikt och strategiskt viktigt, oftast är det enstaka utbildningar som används sällan och har en längre livstid. Det är det som verkligen gör din organisation unik och här hittar vi skräddarsydda program och utbildningar. Det kan tex handla om Onboarding, strategiskt viktiga initiativ kopplade till affärsplanen eller tillämpade ledarskapsprogram. Utbildningarna ska ofta nå ut till många och ska skapa stor impact i verksamheten.
Denna typ av utbildningar är det vanligt att L&D själva vill ta ansvar för. Antingen har du en egen produktion in-house som du kan använda dig av eller så tar du hjälp av externa experter som kan designa och utveckla pedagogiska och bra lösningar. Här brukar det mesta av resurserna läggas. Om ni har många utbildningar som hamnar i den här kategorin bör du kanske fundera på att vikta dem mot varandra. Är alla lika strategiskt viktiga. Vem ska förvalta det vidare och hur mycket får det kosta? Det kan vara värdefullt att jämföra med andra L&D avdelningar inom och utanför din egen bransch för att få kunskap om hur andra gör.
Digital leverans eller klassrum
En Learning Content Strategy bör också innehålla riktlinjer på hur stor andel av företagets utbildning som ska levereras digitalt. Under pandemin ställde många om till att leverera nästintill 100 % av sin utbildning digitalt. Det var ett nödvändigt ont och alla köpte in på att det var så det var. Nu när Coronans drivkrafter till digitalisering har minskat behöver vi fatta aktiva beslut i vad som ska behållas och vad som ska återgå till fysiska möten. Vi är nog många som kan intyga att det mänskliga mötet är överlägset när det kommer till att förstå varandra, att fånga upp det osagda, att få ny inspiration och att utmanas i att tänka nytt. Men behöver utbildningen vara fysisk? Eller är det en nätverksträff det handlar om?
Svaret står skrivet i din egen organisation där ni själva kan väga resekostnader, arbetstidsbortfall, geografisk spridning mot nytta. Men ha också i åtanke att framtiden är digital. Så vilken typ av företag vill ni vara? Hur attraktivt är ert sätt att driva kompetensutveckling för de nya unga medarbetarna? Det viktiga är att fatta aktiva beslut, argumentera för dem och utvärdera efteråt. [3]
Avslutning
Vi på Learntech tror verkligen att L&D måste börja delegera utvecklingen av sitt kursinnehåll för att kunna vara konkurrenskraftig i framtiden. Det finns helt enkelt inte tid att vara med och kvalitetssäkra alla kurser som utvecklas. Lägg ditt fokus på de 20% som är viktigast för er verksamhet. Övriga 80% ser du till att skapa bra rutiner och processer för så det blir så självgående som möjligt med hjälp av interna resurser och externa leverantörer. Där handlar det mer om att delegera, stötta andra och följa upp. Självklart är det inte så lätt som det låter men du har verkligen mycket att vinna på att tänka i dessa banor.
Och den tid och kraft du frigör kan du använda på att driva den lärande kulturen i organisationen och få beteenden att förändras. Det är då du kommer se verklig skillnad!